Гарантийное письмо представляет собой документ, применяемый в широком спектре повседневной жизни. Если объяснять вкратце, то в данном документе отражаются гарантии, которые обязуется исполнить человек, подписывающий эту бумагу.
В этой статье мы укажем основные сферы применения гарантийный писем, ответим на вопрос: — «Когда они могут пригодиться?», а также рассмотрим образцы гарантийных писем для разных ситуаций.
Что за документ
Перед тем как рассматривать ситуации, в которых может пригодиться навык оформления гарантийного письма следует выяснить, какие функции возложены на данный документ.
Рассматриваемая бумага очень часто используется в крупных фирмах при взаимодействии со сторонними организациями. Среди рядовых граждан подобная бумага не имеет большого распространения, так как вместо гарантийного письма можно составить долговую расписку.
Когда нужен
Мы уже сказали, что назначением данного документа является официальное закрепление обязанностей определенного лица или компании. Подписывать подобную бумагу имеет право только руководитель организации или лицо, временно замещающее начальника.
Основным назначением рассматриваемой бумаги является получение гарантий от определенной организации. Если речь идет о крупных фирмах, то неисполнение обязанностей может привести к серьезным убыткам, поэтому составляются официальные документы, подтверждающие определенные обязанности. В случаи их невыполнения гарантий наличие письма позволяет предъявить требования к лицу, подписавшему бумагу и потребовать возмещения нанесенного ущерба.
Образцы писем
При составлении следует соблюдать правила делового оформления бумаг. Вся информация должна быть изложена максимально кратко, но без потери главного смысла. Все предложения должны быть составлены таким образом, чтобы нельзя было трактовать фразы по-своему. Особое внимание следует уделить проверке грамотности составленного документа. Наличие ошибок может стать причиной признания гарантийного письма недействительным.
Так как в большинстве случаев гарантийные обязательства закрепляются между крупными организациями, то оформляемые бумаги проходят серьезную проверку перед тем, как они передаются на подпись. Если же документ составляется небольшой фирмой, у которой нет юридического отдела, занимающегося проверкой юридической грамотности составляемых бумаг, то желательно воспользоваться услугами квалифицированного юриста.
Особое внимание следует уделить содержанию составляемого документа. В нем обязательно должны присутствовать следующие данные:
- Данные об инициаторе и исполнителе гарантийного письма;
- Контактные данные обеих сторон;
- Какие обязанности должны быть исполнены;
- Кто гарантирует их выполнение;
- Дата составления бумаги;
- Подпись представителя (при наличии доверенности) или печать организации.
Передать сформированный документ можно различными способами:
- Отправить по почте (следует пользоваться только заказные отправления с последующим уведомлением о доставке);
- Через официального представителя. В таком случае необходимо позаботиться о наличии двух экземпляров бумаги, так как один будет передан, а на втором должна быть поставлена отметка, подтверждающая прием.
Оформление бумаги практически не отличается в зависимости от того, что обязуется выполнить лицо, предоставляющее свои гарантии. В большинстве случаев единственным отличием является именно текст письма. Оформление преамбулы и заключительной части документа не отличаются.
Образцы гарантийных писем формируются в каждой крупной организации. Это необходимо для ускорения процесса.
Свежие комментарии